Сохранить в избранное

Памятка нотариусу: установлены сроки хранения нотариальных документов

1 января 2022 г. вступило в силу постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 27 декабря 2021 г. № 222, которым установлен перечень документов Национального архивного фонда Республики Беларусь, образующихся в процессе деятельности нотариальных контор, у нотариусов, с указанием сроков хранения.


Какие документы можно уничтожить, когда минует надобность, а какие необходимо хранить постоянно, читайте в нашем материале.

Постановлением № 222 определены, сроки хранения документов, по 11 разделам.

Например:

1. Нормативно-правовое регулирование нотариальной деятельности:

  • нормативные правовые акты по вопросам нотариальной деятельности, – до минования надобности;

  • Устав Белорусской нотариальной палаты, положения о территориальных нотариальных палатах – 1 год;

  • документы о проведении работы по правовому просвещению, взаимодействию со средствами массовой информации (справки, переписка и др.) – 3 года;

  • обобщения нотариальной практики – 10 лет и более.

2. Организационно-распорядительная деятельность. Организация и ведение нотариального делопроизводства. Хранение документов.

Большинство документов указанного раздела хранятся постоянно, в частности:

  • приказы, распоряжения нотариуса нотариального бюро по вопросам организации и осуществления нотариальной деятельности в нотариальном бюро;

  • документы (их копии) об образовании, упразднении нотариальной конторы, нотариального бюро;

  • документы (их копии) на право осуществления нотариусом нотариальной деятельности;

  • образцы подписей и оттисков печатей нотариусов;

  • выписки из номенклатуры дел нотариальной конторы;

  • дела фондов, сводные описи дел.

3. Обращения граждан и юридических лиц.

Установлен 5-летний срок хранения документов.

4. Бухгалтерский учет и отчетность.

Основная часть документов хранится 3 года, а, например, для лицевых счетов (расчетных листков) по начислению заработной платы работникам предусмотрен срок хранения 75 лет.

5. Кадровое обеспечение.

Срок хранения документов от 1 до 5 лет. Исключение составляют:

  • Личные дела и карточки работников – 75 лет;

  • Трудовые книжки работников – до востребования.

6. Охрана труда. Пожарная безопасность:

  • журналы регистрации: инструктажей по охране труда – 3 года, противопожарного инструктажа – 10 лет;

  • инструкции по охране труда и пожарной безопасности – до замены новыми;

  • планы эвакуации людей при пожаре – до минования надобности.

7. Документирование нотариальной деятельности. Контроль за соблюдением нотариусами законодательства о нотариате.

Сроки хранения различных документов значительно разнятся. Подробнее можно ознакомиться в главе 8 приложения к постановлению № 222.

8. Совершение нотариальных действий.

Для большей части документов установлен постоянный срок хранения.

9. Предотвращение легализации доходов, полученных преступным путем, финансирования террористической деятельности и финансирования распространения оружия массового поражения.

Срок хранения указанных документов составляет 5 лет.

10. Административно-хозяйственные вопросы.

В основном предусмотрено хранение документов в течение 3 лет.

Примечание:
В процессе хранения документов может быть принято решение об увеличении сроков их хранения.
Решения об увеличении сроков хранения согласовываются:

  • с соответствующими государственными архивами или структурными подразделениями по архивам и делопроизводству областных исполнительных комитетов и Центральной экспертной комиссией Белорусской нотариальной палаты – для источников комплектования государственных архивов;
  • с центральными экспертными комиссиями территориальных нотариальных палат и Центральной экспертной комиссией Белорусской нотариальной палаты – в иных случаях.

Кроме того, внесены изменения в постановление Министерства юстиции Республики Беларусь от 13 декабря 2006 г. № 79 «О перечне документов организаций системы Министерства юстиции, нотариата и адвокатуры» и определено, что постоянному хранению подлежат реестры:

  • государственных нотариальных контор, нотариальных бюро;

  • специальных разрешений (лицензий) на осуществление частной нотариальной деятельности, свидетельств на право занятия нотариальной деятельностью;

  • адвокатов, адвокатских бюро, юридических консультаций и специальных разрешений (лицензий) на право осуществления адвокатской деятельности;

  • свидетельств об аттестации юриста, журналы учета свидетельств о регистрации адвокатов, осуществляющих адвокатскую деятельность индивидуально.

Подробный перечень документов и сроки их хранения смотрите в приложении к постановлению № 222.

Обращаем внимание, что пользователи ЭТАЛОН-ONLINE могут сохранить документ в личном кабинете и поставить его на контроль, чтобы отслеживать изменения.


Сохранить в избранное
Читайте также в разделе
Вам будет интересно
Проведение аттестации педагогических работников
Лихарев Иван Инокентьевич, магистр педагогических

Вопрос: Как долго должны храниться материалы по аттестации педагогических работников на присвоение квалификационных категорий?

Ответ эксперта читайте в нашем материале.

Читать подробнее
Календарь событий
31 августа 2022
Жук Ольга Юрьевна, Шевченко Татьяна Анатольевна
Актуальные вопросы ведения делопроизводства в организации
Подробнее
30 августа 2022
Богатко Антон Викторович
Особенности организации и проведения закупок товаров (работ, услуг) при строительстве
Подробнее
Здавстувствуйте, данный браузер не поддерживется нашей системой, для продолжения работы воспользуйтесь другим браузером.